Modifier un ensemble de règles (cycle) ou l'heure de début de la journée de travail
1. Cadre légal
Selon la réglementation (Heures de conduite et de repos SAAQ) :
Commencer un cycle ou changer de cycle : Le conducteur PEUT terminer un cycle en cours, commencer un nouveau cycle ou passer d’un cycle à l’autre s’il prend les heures de repos suivantes : • au moins 36 heures de repos consécutives lorsqu’il suit le cycle 1; • au moins 72 heures de repos consécutives lorsqu’il suit le cycle 2. Après avoir pris les heures de repos, le conducteur commence un nouveau cycle; ses heures de travail sont alors remises à zéro et il recommence à les accumuler.
Le jour ou la journée : Le jour ou la journée est une période de 24 heures correspondant à la période couverte par un rapport d’activités. Au cours d’un même cycle, la journée commence toujours à la même heure. Pour changer l’heure du début de la journée, le conducteur doit commencer un nouveau cycle. L’heure du début de la journée est indépendante de l’heure à laquelle le conducteur commence son poste de travail. Par exemple, la journée peut commencer à minuit alors que le poste de travail commence à 7 h.
2. Ensemble de règles
Lors de la configuration d'un utilisateur chauffeur, il est requis de configurer l'ensemble de règles (cycle) dans l'onglet "Paramètres HOS". Pour les cycles Canadiens au sud du 60e parallèle, il est nécessaire de configurer l'heure de début de journée.
Il est possible de modifier l'ensemble de règles pour un conducteur dans certaines situations.
2.A Oublie de modifier son cycle pour un cycle Américain ou Canadien après avoir traverser les douanes.
Il est possible d'ajouter un ensemble de règles (cycle) dans le rapport d'activités d'un conducteur qui aurait oublié d'effectuer le changement après avoir traversé les douanes.
- Conformité > HOS > Rapports d'activités
- Sélectionner l'intervalle de dates
- Sélectionner le conducteur
- Appuyer sur "Appliquer les modifications"
- Appuyer sur "+ Rapports d'activités"
- Sélectionner la date et l'heure à laquelle vous désirez ajouter le nouveau cycle
- Dans le menu déroulant à la ligne État, sélectionner " Changement à l'ensemble de règles"
- Sélectionner le cycle que vous désirez ajouter. Pour un cycle Canadien, indiquer l'heure de début de journée*.
- Appuyer sur "Enregistrer"
*Important, l'heure de début de journée ne peut être modifié si le conducteur n'a pas complété sa remise à zéro (reset) pour son cycle.
2.B Supprimer un ensemble de règles érroné
Dans l'éventualité où le conducteur a ajouté un cycle erroné à son rapport d'activités, il est possible pour un administrateur de supprimer celui-ci. Il est souvent requis d'ajouter le bon cycle par la suite. Pour ce faire, suivre les étapes précédentes (2.A.)
- Conformité > HOS > Rapports d'activités
- Sélectionner l'intervalle de dates
- Sélectionner le conducteur
- Appuyer sur "Appliquer les modifications"
- Appuyer sur le cycle erroné apparaissant sous le graphique. Cela ouvrira les détails du rapports d'activités
- Appuyer sur la ligne "RSC" du cycle erroné
- Appuyer sur "Supprimer"
- Appuyer à nouveau sur "Supprimer" pour valider la suppression
3.Heure de début de journée
*Vous ne pouvez pas modifier le début de journée tant que le conducteur n'aura pas effectué la remise à zéro pour le cycle actuel (reset)
3.A Modifier l'heure de début de journée d'un conducteur
Il est possible de modifier dans les paramètres de l'utilisateur l'heure de début de journée lorsque celui-ci a complété sa remise à zéro.
*Important* Pour effectuer la modification de cette façon, le conducteur ne doit pas avoir débuté son nouveau cycle. Si le conducteur a débuté son nouveau cycle, il faudra procéder comme un ajout dans le rapport d'activités (3.B)
- Personnes > Utilisateurs et chauffeurs
- Effectuer une recherche par nom d'utilisateur dans le champ de recherche
- Sélectionner le conducteur
- Sélectionner l'onglet "Paramètres HOS"
- Modifier l'heure de début de journée
- Appuyer sur "Enregistrer"
Dans l'éventualité où le conducteur a déjà débuté son cycle ou n'a pas complété sa remise à zéro, un message d'erreur sera affiché en rouge sous l'encadré du début de la journée.
3.B Ajouter l'heure de début de journée
Dans l'éventualité où le conducteur aurait débuté son nouveau cycle, il est possible d'ajouter la modification à son rapport d'activités à la date et l'heure qui suit sa remise à zéro et qui précède le début de son nouveau cycle. Les étapes pour y parvenir sont similaires à celles pour ajouter un nouvel ensemble de règles.
- Conformité > HOS > Rapports d'activités
- Sélectionner l'intervalle de dates
- Sélectionner le conducteur
- Appuyer sur "Appliquer les modifications"
- Appuyer sur "+ Rapports d'activités"
- Sélectionner la date et l'heure pour l'ajout
- Important : La date et l'heure doivent être après la remise à zéro du conducteur mais avant que celui-ci recommence son nouveau cycle. Il est généralement plus simple de l'ajouter à minuit à la première journée de travail du conducteur.
- Dans le menu déroulant à la ligne État, sélectionner " Changement à l'ensemble de règles"
- Sélectionner le cycle et indiquer l'heure de début de journée désiré.
- Appuyer sur "Enregistrer"
Dans l'éventualité où l'heure sélectionnée ne respecte pas les critères pour permettre l'ajout, l'application affichera un message d'alerte en rouge.
3.C Supprimer l'heure de début de journée erroné
Dans l'éventualité où le conducteur a complété sa remise à zéro, le système lui affichera un message afin qu'il indique l'heure de début de journée. Certains conducteurs confondent l'heure de début de journée et le début du poste de travail. Ainsi, il n'est pas rare de voir des rapports d'activités affichant des heures de début de journée comme 06h15 ou encore 07h32.
Les heures affichés dans l'application Geotab Drive du conducteur seront donc les heures calculées en fonction de l'heure de début de journée indiqué par le conducteur, ce qui entrainera une disparité avec les heures que celui-ci devrait avoir si l'heure était configurée correctement.
Il est alors possible de supprimer l'heure erroné entré par le conducteur. Il est souvent requis d'ajouter par la suite l'heure corrigée si l'heure du cycle précédent est aussi erroné.
Les étapes pour supprimer l'heure de début de journée erroné sont similaires à celles pour supprimer un ensemble de règles erroné.
- Conformité > HOS > Rapports d'activités
- Sélectionner l'intervalle de dates
- Sélectionner le conducteur
- Appuyer sur "Appliquer les modifications"
- Appuyer sur le cycle contenant l'heure de début de journée erroné apparaissant sous le graphique. Cela ouvrira les détails du rapports d'activités
- Appuyer sur la ligne "RSC" contenant l'heure de début de journée érroné.
- Appuyer sur "Supprimer"
- Appuyer à nouveau sur "Supprimer" pour valider la suppression